ماژول هزینه ها¶
درباره ی ماژول هزینه ها¶
بسیاری از شرکتها با چالشهایی در مدیریت و پیگیری هزینههای کارکنان، مانند هزینههای سفر، خریدهای مرتبط با پروژه، و سایر هزینههای قابل بازپرداخت مواجه هستند. این مشکلات میتواند منجر به سردرگمی، خطاهای مالی، و تأخیر در بازپرداختها شود که در نهایت باعث نارضایتی کارکنان و مشکلات مالی میشود. ماژول هزینههای رایینش به شرکتها کمک میکند تا این چالشها را با ارائه یک سیستم یکپارچه و ساده برای مدیریت، پیگیری، و تأیید هزینهها حل کنند. با استفاده از این ماژول، کارکنان میتوانند بهسادگی هزینههای خود را ثبت کرده و رسیدهای مربوطه را آپلود کنند، در حالی که مدیران میتوانند این هزینهها را به سرعت بررسی و تأیید کنند. این سیستم همچنین بهطور خودکار هزینهها را به ماژول حسابداری مرتبط میکند، که به کاهش خطاها، افزایش شفافیت و تسریع فرآیند بازپرداخت منجر میشود و در نهایت رضایت کارکنان و دقت مالی شرکت را افزایش میدهد.
بررسی ماژول هزینه ها¶
ابتدا ماژول هزینه ها رو از قسمت برنامه ها دانلود می کنیم
در صفحه ی هزینه ها یه قسمت به عنوان جدید و ایجاد گزارش وجود دارد این 2 چه فرقی با هم دارن ؟!
ابتدا باید یه هزینه ی جدید ایجاد کنیم و سپس این پروژه را گزارش میکنیم در غیر این صورت به شما ارور میده ( اگه هزینه ای برای گزارش کردن نباشه ) .
سپس اون هزینه ی ایجاد شده به قسمت گزارش میبریم تا برسی کنیم تا اگر کم و زیادی چیزی داشت تغییر می دهیم و به مدیر ارسال می کنیم تا مورد تا ایشان موافقت کنند .
حالا جلو تر کامل فرایند این 2 رو با هم بررسی می کنیم .
ایجاد هزینه¶
توصیف : یه نام برای یا توصیف برای اون هزینه در نظر میگیریم .
دسته بندی : برای کدوم گروه
جمع کل : اون هزینه ی مد نظر
کارمند : برای کدوم کارمند است
پرداخت شده توسط : توسط چه کسی پرداخت شده
تاریخ هزینه : در چه زمانی هزینه شده
شرکت : برای کدوم شرکت
یادداشت : یه توضیح برای اون هزینه .
بعد از اینکه فرم را پر کردیم میتونیم روی ایجاد گزارش بزنیم یا روی SPLIT EXPENSE بزنیم تا از روی اون هزینه ای که ایجاد کردیم یه نمونه ی دیگه هم بسازه .
حالا اگه یه نگاه به لیست هزینه ها بندازیم می بینیم که نمونه ای که ایجاد کردیم هم داره نمایش میده و در وضعیت برای ارسال است .
توجه داشته باشید هنوز در قسمت گزارش ها وارد نکردیم پس نباید توقع داشته باشیم در لیست گزارشات باشن .
سپس می توانیم از گزینه ی ایجاد گزارش استفاده کنیم یا درون همون قسمت هزینه ها اون هزینه رو انتخاب میکنیم و روی گزینه ی ایجاد گزارش میزنیم یا از همون صفحه ی هزینه ها میایم ایجاد گزارش کلیک میکنیم و بعد یه عنوان جدا انتخاب میکنی یا همون :
خلاصه ی گزارش : یه توصیف در رابطه با اون هزینه های ایجاد شده درون اون
کارمند : کارمند مد نظر را انتخاب میکنیم
پرداخت شده توسط : مبلغ توسط چه کسی پرداخت شده
دفترروزنامه هزینه? زمانی که هزینه ها انجام میشود
شرکت : اون شرکت مد نظر
مدیر : برای کدوم مدیر ارسال شه
هزینه ها : در تصویر گویاست
یه سطر داره از هزینه هایی که گزارش نشدن و شما میتونید یه جا گزارش کنید یا سطر را حذف کنید و بگذارید برای بعد گزارش کنید .
بعد روی ثبت یا همون save میزنیم و وقتی به لیست نگاه مینداریم تغییری نمی بینیم ولی وقتی روی گزارش هزینه ها کلیک میکنیم میبینیم مجموع اون دو هزینه ای که با هم گزارششون کردیم رو داره بهمون نمایش میده که وضعیت آن ها به صورت پیش نویس و no paid هست .
لیست گزارشات :
لیست هزینه ها :
حال اگر روی آن کلیک کنیم و ارسال به مدیر کلیک میکنیم و قبل از اینکه موافقت کنیم در قسمت گزارش هزینه ها وضعیت آن به صورت ارسال شده است و فعالیت آن به صورت $ در قسمت لیست هزینه ها هم به صورت ارسال شده است .
لیست گزارشات :
لیست هزینه ها :
و در نهایت پس از موافقت وضعیت آنها به صورت موافقت تغییر میکند .
در لیست هزینه ها هم که مشاهده کنیم می بینیم هر دوی آنها موافقت شدن با اینکه ما یه جا موافقت کردیم .
لیست گزارشات :
لیست هزینه ها :
پس از اینکه هزینه ی ایجاد شده به قسمت موافقت شد میرسد در قسمت بازپرداخت ذخیره میشود .
بعد از موافقت مدیر نوار به صورت زیر است :
با کلیک بر روی ارسال داده های روزنامه اون گزارش از قسمت لیست گزارشات حذف میشود و تنها در لیست هزینه ها می توانید آنها را مشاهده کنید .
سپس ما میتوانیم با استفاده از گزینه ی داده روزنامه :
داده های روزنامه ای (صورت حساب ) که ایجاد کردیم را مشاهده کنیم
اگر هم بخواهیم برگردیم به صفحه ی گزارش روی دکمه ی گزارش هزینه کلیم میکنیم و باز میگردیم به صفحه ی قبل خود .
حالا اگر روی گزینه ی ثبت پرداخت بزنیم :
یه همچین صفحه ای مشاهده می کنیم :
روش پرداخت هم به صورت دستی است .
مقدار : اون مبلغ رو به ما نمایش میده .
تاریخ : اون روزی که میخوای صورتحساب رو پرداخت کنی هست .
یادداشت هم همون متن گزارش هست .
ثبت پرداخت به صورت دستی هم به شکل زیر است :
در نهایت بعد از پرداخت اون گزارش به شکل : 
حالا اگه به لیست هزینه ها نگاهی بیندازیم میبینیم که در آنجا هم وضعیت این 3 هزینه را پرداخت شد ثبت کرده است .
اعداد در نوار بالا¶
برای گزارش
مبلغ هایی که تازه ایجاد کردیم . منظور همون هزینه هایی که وضعیت آنها برای ارسال است هست .
تحت معتبر سازی :
مبلغ هایی که گزارش شدن و برای مدیر ارسال شدن و (یه مرحله قبل از موافقت).همون جایی که هزینه ارسال شده و مانده تا موافقت شه باهاش .
برای باز پرداخت :
هزینه ای رو نمایش میده که موافقت شده باشه باهاش .
نکته : هزینه هایی که توسط شرکت هست در هیچ کدام از مراحل بالا محاسبه نمیشود و آنها را جدا باید حساب کنید .
برای بدست آوردن هزینه ی شرکت میتوانید .
فرمول بدست آوردن هزینه ی شرکت¶
هزینه ی شرکت = هزینه ها برای گزارش + برای بازپرداخت + تحت معتبر سازی - مجموع همه ی هزینه ها که در پایین است
برای import , export دانلود و بارگذاری¶
برای دانلود همه ی لیست درون اون لیست مورد نظر میرید و روی :
کلیک میکنیم تا تمام داد های ما به صورت یه فایل CSV ذخیره شود و اگر بخواهیم آنها رو تغییر میدیم و سپس برای بارگذاری مجدد فایل تغییر یافته میریدم روی :
کلیک میکنیم و فایل مورد نظر را تغییر میدیم و تغییرات ما رو نمایش میده که اگه اوکی بود اونها رو انتخاب میکنیم و بعد روی عمل میزنیم و میریم روی Send For Digitization
میزنیم و بعد یه پیام دریافت می کنیم Expense is being Digitized
سپس به لیست ما اضافه میشه و تغییرات بهشون اعمال میشه .
برای بازگشت گزارش از حالت موافقت کامل روی گزینه ی بازنشانی به پیش نویس کلیک میکنیم و برمیگردیم به حالت پیش نویس .
ساخت یه دسته بندی هزینه¶
برای ساخت یه نوع هزینه می توانید به قسمت پیکربندی > Expense Categories بروید و روی جدید کلیک کنید.
یک صفحه مشابه به صفحه ی زیر برای شما باز میشود .
برای مثال : یه نام برای اون محصول در نظر میگیریم .
هزینه : مثلا هزینه ی هر پرس ناهار
مرجع داخلی : یه اصطلاح که از آن در شرکت استفاده میشه .( نام خارجی )هنگام ارسال از طریق ایمیل از این مرجع به عنوان پیشوند موضوع استفاده کنید.
شرکت : برای کدوم شرکت
مالیات : اون درصدی که از مجموع هزینه محاسبه میشه و با آن جمع میشه .
یادداشت : یه متن که برای توضیح دادن .
برای ساخت مالیات یا ویرایش و تغییر مالیات ها میتوانید ماژول حسابداری را نصب کنید و در آن به بخش پیکربندی و مالیات بروید . برای فهم بیشتر در doc حسابداری بیشتر توضیح داده میشود .
سپس محصول را ایجاد میکنیم و میتوانیم از آن به عنوان معیار استفاده کنیم . حالا یعنی چی ؟!
یعنی :
الان ما مثلا یه شرکت تولید غذا داریم که 30 تا بهمون سفارش دادن و هزینه ی هر ظرف هم 10 تومن هست پس مجموع کل هزینه میشه 300 تومن
حالا ما بهش یه مالیات هم دادیم که مالیات ما به این صورت است که از اون مجموع درصد رو برمیداره یعنی :
300 * 10 / 100 = 30
30 مالیات داره
270 هم پول بدون مالیات
موارد کاربردی این ماژول¶
در اینجا یک سناریوی واقعی از کاربرد ماژول هزینه ها در رایینش و نحوه حل آن توسط این ماژول آورده شده است.
سناریوی چالش اول¶
شرکت "رهآورد" که در حوزه مشاوره و اجرای پروژههای بزرگ فعالیت میکند، با چالشهای زیادی در مدیریت هزینههای کارکنان خود مواجه است. این شرکت بهطور مرتب تیمهای مشاورهای را به نقاط مختلف کشور اعزام میکند و کارکنان در طول پروژهها با هزینههایی مانند هزینههای سفر، اقامت، و خرید تجهیزات روبرو میشوند. مدیریت این هزینهها به صورت دستی و با استفاده از فرمهای کاغذی انجام میشود، که منجر به خطاهای مکرر، تأخیر در پردازش هزینهها، و نارضایتی کارکنان میشود. علاوه بر این، هماهنگی بین بخشهای مختلف مالی و منابع انسانی برای تأیید و پرداخت هزینهها پیچیده و زمانبر است.
راه حل¶
ماژول هزینههای اودو 16 میتواند به شرکت "رهآورد" کمک کند تا این چالشها را بهصورت مؤثر مدیریت کند. با استفاده از این ماژول، کارکنان میتوانند بهسادگی و از طریق گوشیهای هوشمند یا کامپیوترهای شخصی خود، هزینههای خود را بهصورت آنلاین ثبت کنند و رسیدهای مربوطه را آپلود کنند. این اطلاعات بهطور خودکار در سیستم ذخیره شده و به مدیران مربوطه برای بررسی و تأیید ارسال میشود.
برای مثال، فرض کنید یکی از مشاوران شرکت "رهآورد" برای یک پروژه به سفر کاری میرود و هزینههایی مانند بلیط هواپیما و هتل دارد. او میتواند در همان لحظه، اطلاعات مربوط به این هزینهها را در ماژول هزینههای اودو وارد کرده و عکس رسیدها را آپلود کند. مدیر پروژه بهسرعت میتواند این هزینهها را بررسی و تأیید کند، و سپس سیستم بهطور خودکار این اطلاعات را به بخش مالی ارسال میکند تا پرداختهای لازم انجام شود.
این سیستم باعث کاهش خطاهای انسانی، تسریع فرآیند تأیید و پرداخت هزینهها، و افزایش شفافیت در مدیریت هزینهها میشود. کارکنان از سرعت و دقت بیشتری در بازپرداخت هزینههایشان برخوردار میشوند و شرکت نیز میتواند بهطور مؤثری هزینههای خود را کنترل و پیگیری کند.
سناریوی چالش دوم¶
شرکت "نیروپرداز" که در زمینه ارائه خدمات مهندسی فعالیت میکند، با چالشهای جدی در مدیریت هزینههای پروژههای خود مواجه است. کارکنان این شرکت معمولاً برای انجام پروژهها به مناطق مختلف سفر میکنند و هزینههایی مانند حمل و نقل، اقامت، و خرید تجهیزات را متحمل میشوند. اما ثبت و پیگیری این هزینهها بهصورت پراکنده و دستی انجام میشود، که منجر به اشتباهات محاسباتی، تأخیر در بازپرداخت هزینهها و مشکلات در حسابداری پروژهها شده است. بهعلاوه، مدیران نمیتوانند بهصورت دقیق و بهموقع هزینههای واقعی هر پروژه را ارزیابی کنند، که این موضوع باعث کاهش کنترل بر بودجه پروژهها و افزایش ریسکهای مالی شده است.
راه حل¶
ماژول هزینههای اودو 16 میتواند به شرکت "نیروپرداز" کمک کند تا این چالشها را بهصورت کارآمد مدیریت کند. با استفاده از این ماژول، کارکنان میتوانند بهسادگی هزینههای خود را بهصورت آنلاین و لحظهای ثبت کنند و رسیدهای مربوطه را مستقیماً به سیستم اضافه کنند. این ماژول همچنین امکان دستهبندی و تخصیص هزینهها به پروژههای خاص را فراهم میکند، که به مدیران کمک میکند تا هزینههای واقعی هر پروژه را بهدقت پیگیری و کنترل کنند.
بهعنوان مثال، اگر یکی از مهندسان شرکت در یک پروژه خارج از شهر مشغول به کار است و هزینههایی مانند بلیط قطار، اقامت در هتل، و خرید قطعات یدکی دارد، او میتواند این هزینهها را در ماژول هزینهها ثبت کند و رسیدها را بهصورت دیجیتالی پیوست کند. مدیر پروژه میتواند این هزینهها را بلافاصله بررسی و تأیید کند، و سیستم بهطور خودکار این اطلاعات را به بخش حسابداری ارسال میکند تا در محاسبه هزینههای پروژه و بازپرداختها لحاظ شود.
این راهکار باعث میشود که شرکت "نیروپرداز" بتواند با دقت بیشتری هزینههای پروژههای خود را مدیریت کند، از بروز خطاهای مالی جلوگیری کرده و فرآیندهای مالی خود را بهینه کند. این سیستم همچنین به افزایش شفافیت مالی و کاهش تأخیر در بازپرداخت هزینهها کمک میکند، که در نهایت رضایت کارکنان و کنترل بهتر بودجه پروژهها را به همراه دارد.
نتیجه گیری¶
اگر به دنبال یک سامانه برای مدیریت هزینه های خود هستید و می خواهید تمامی هزینه های خود را مانند بلیط ، وعده های غذایی ، هزینه های مناسبتی برای شرکت و… را درون آن ثبت کنید و از طرفی پس ثبت هزینه در همان لحظه درخواستی برای مسئول اون بخش ارسال شود و او را درجریان قرار دهد و پس از تایید او به بخش حسابداری برود و در آنجا هم ثبت و بررسی و پرداخت شود و ثبت شود تا همه در جریان این هزینه قرار گیرند تا هزینه های اضافی ثبت نشود و باعث ضرر و زیان برای شرکت نشود ، ما به شما سامانه ی یکپارچه ساز رایینش را پیشنهاد می دهیم .