ماژول پروژه¶
درباره ی ماژول پروژه¶
مدیریت و تکمیل وظایف مربوط به یک پروژه، اگر به صورت سیستماتیک سازماندهی نشود، میتواند خستهکننده و پیچیده باشد. هر شرکتی یک سیستم مدیریت مناسب را برای سادهسازی کنترل وظایف مربوط به پروژههای خود انتخاب میکند. وقتی از مدیریت پروژه صحبت میکنیم، شامل برنامهریزی، ایجاد وظایف، تخصیص مسئولیت به کارمندان، ثبت تایمشیتها، تکمیل نقاط عطف و صدور فاکتورهای پروژههای تکمیل شده است.
چی میشد اگر یک راهحل همهجانبه برای مدیریت موثر کل پروژههای یک شرکت داشتیم !
آخرین نسخه رایینش به شما کمک میکند تا پروژهها را به صورت سازمانیافته مدیریت کنید. ماژول پروژه میتواند برای ایجاد و ثبت پروژهها استفاده شود. مدیریت پروژه به صورت سیستماتیک انجام خواهد شد زیرا کاربر میتواند یک پروژه را به چندین وظیفه و نقطه عطف تقسیم کند. همچنین میتوان هر وظیفه را به مراحل مختلف اختصاص داد تا بتواند روند پروژه را مشاهده کند .
بررسی ماژول پروژه¶
داشبورد اصلی¶
هنگامی که روی ماژول پروژه در رایینش کلیک میکنید، شما به داشبورد اصلی ماژول پروژه هدایت میشوید. نمای کانبان (Kanban) داشبورد پروژه در تصویر زیر نمایش داده شده است.
میتوانید پروژههای موجود را در نمای کانبان ببینید. هر پروژه اطلاعاتی مانند تاریخ برنامهریزی، شریک، امتیاز مشتری، تعداد وظایف، نقاط عطف و ساعات باقیمانده برای تکمیل کار را نشان میدهد. وضعیت هر پروژه با رنگهای مختلفی نشان داده میشود که هر رنگ معنای خاصی دارد، مثل خطر، از مسیر خارج شده، متوقف شده، و در مسیر درست. همچنین میتوانید با کلیک روی آیکون ستاره، پروژه را به لیست علاقهمندیهای خود اضافه کنید.
وقتی روی آیکون ساعت کوچک کلیک میکنید، یک پنجره پاپآپ باز میشود که میتوانید فعالیتهای مختلفی را برای پروژه مورد نظر برنامهریزی کنید.
سه نقطه کوچک در گوشه بالا سمت چپ هر پروژه گزینههایی برای مشاهده وظایف، برگه ی ساعت کارکرد ها، اسناد، بهروزرسانی پروژه ارائه میدهند. از این منو همچنین میتوانید گزارشهایی مانند تحلیل کار ها نمودار پیشرفت (Burndown Chart) را دریافت کنید.
همچنین با انتخاب گزینه ی به روزرسانی پروژه میتوانید توضیحاتی در رابطه با روند پیشرفت پروژه و درصد پیشرفت پروژه ارائه دهید تا بدانید که پروژه ی شما تا کجا پیشرفته است و در چه نقطه ای است .
اگر میخواهید یک وضعیت جدید برای پروژه ی خود ثبت کنید روی گزینه ی "جدید" کلیک کنید تا به صفحه ی زیر وارد شوید
در اینجا ابتدا یک عنوان برای این وضعیت ثبت میکنید مثلا : "وضعیت پروژه در مرداد ماه " و سپس وضعیتی برای پروژه ی خود انتخاب میکنید و درصد پیشرفت آن را ثبت میکنید ، در بخش توصیف هم میتوانید توضیحی یا وضعیتی از پروژه ی خود را شرح دهید .
ایجاد پروژه¶
اگر میخواهید یک پروژه جدید ایجاد کنید، میتوانید در صفحه ی اصلی روی دکمه "جدید" کلیک کنید، و یک پنجره پاپآپ مانند تصویر زیر ظاهر خواهد شد.
در فضای موجود، نام پروژه را وارد کنید. با فعال کردن گزینه "برگه ساعت کارکرد" (Timesheets)، میتوانید زمان صرف شده برای وظایف این پروژه را ثبت کنید. در نهایت، با کلیک روی دکمه "ایجاد پروژه" (Create Project)، پروژه جدید ایجاد شده و به یک پنجره جدید هدایت میشوید که در آن میتوانید وظایف را به این پروژه اضافه کنید.
قبل از ایجاد وظایف برای پروژه، میتوانید مراحل انجام وظایف را تعیین کنید. برای این کار، نام مرحله را در فضای دادهشده وارد کرده و روی دکمه "افزودن" (Add) کلیک کنید.
به این ترتیب، می توانید مراحل جدیدی را برای وظایف تعیین کنید.
نماد تنظیمات کوچک موجود در کنار عنوان مرحله، گزینههای تا کردن ، ویرایش مرحله ، حذف بایگانی همه و در آوردن بایگانی را ارائه میکند.
می توانید از نماد + برای اضافه کردن سریع وظایف جدید در یک مرحله خاص استفاده کنید. شما باید "عنوان کار" و "محول شده به" را در فیلدهای مربوطه ذکر کنید. برای افزودن جزئیات بیشتر می توانید بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید.
در اینجا، شما میتوانید عنوانی برای فیلد جدید اضافه کنید و نوع فیلد را تعیین کنید. این ویژگی به شما کمک میکند تا نمای فرم وظیفه را گسترش دهید. همچنین می توانید برچسب هایی برای پروژه ی خود انتخاب کنید تا براساس آن فیلتر کنید و سریع تر به پروژه هایی که با این برچسب هستن را پیدا و بررسی کنید .
زیر برگه توضیحات، میتوانید توضیحات مفصلی درباره وظیفه اضافه کنید. اگر میخواهید زمان صرفشده روی پروژه یا وظیفه را پیگیری کنید، میتوانید گزینه برگه ساعت کارکرد (Timesheet) را انتخاب کنید و در آنجا تایم هایی که به کارمندان روی این پروژه زدن رو مشاهده کنید و ببینید چند درصد از اون ساعتی که به این پروژه اختصاص داده شده طی شده است .
تنظیمات¶
در صورت فعال نبودن برگه ساعت کارکرد میتوانید آن را از تنظیمیات ← پروژه فعال کنید .
ساعات برنامه ریزی شده را می توان در قسمت ساعات اختصاص داده شده ذکر کرد. با استفاده از دکمه افزودن یک سطر ( Add a Line ) می توانید زمان کار شده توسط کارمندان را به صورت دستی ضبط کنید. بر اساس کل ساعات صرف شده برای کار، پیشرفت کار را در این تب دریافت خواهید کرد.
این امکان وجود دارد که وظایف خود را به نقاط عطف فرعی تقسیم کنید تا پروژه را به آرامی سازماندهی کنید. برای فعال کردن قابلیت زیر-وظیفه (Sub-Tasks) به منوی تنظیمات بروید.
فعال کردن این ویژگی به شما در ایجاد وظایف فرعی کمک می کند.
در زیر تب Sub-Tasks، می توانید با استفاده از دکمه Add a Line آن ها را یکی یکی اضافه کنید. جزئیات شامل عنوان، افراد واگذار شده، مهلت و مرحله است. هنگامی که یک کار فرعی را اضافه کردید، یک دکمه مشاهده کار را در این برگه دریافت خواهید کرد تا نمای دقیقی از کار فرعی دریافت کنید.
به این ترتیب می توانید برای پروژه های زیر-وظیفه تعریف کنید و در برگه ی ساعت کارکرد هم ،زمان هایی را که برای زیر وظیفه ی خود ثبت کردن را مشاهده کنید .
برخی از پروژه ها ممکن است حاوی وظایف مختلفی برای انجام باشند. در چنین مواردی، تعیین ترتیب وظایف ضروری است.
به منوی تنظیمات بروید، جایی که می توانید ویژگی وابستگی وظایف( Task Dependencies ) را پیدا کنید.
این ویژگی به تعیین ترتیب وظایف برای انجام کمک می کند. هنگامی که این ویژگی را فعال می کنید، یک تب جدید به نام مسدود شده توسط ( Blocked By ) در نمای فرم کار دریافت خواهید کرد.
اگر می خواهید این کار را قبل از کار دیگر انجام دهید، می توانید با استفاده از دکمه افزودن یک سطر ،کار دیگر را مسدود کنید.
در صورت فعال کردن گزینه ی وظایف مکرر گزینه ی مکرر برای شما فعال میشود .
در اینجا با فعال کردن گزینه ی مکرر می توانید یک تکرار هر بار را ثبت کنید و به صورت هفته یا روز یا ماه یا سال و اینکه چه روزی باشه و تا چه زمانی و در پایین برای شما تاریخ های ایجاد را به شما نمایش میدهد .
برای تکرار کار در فواصل زمانی معین می توانید گزینه مکرر ( Recurrent ) را فعال کرده و در قسمت داده شده فاصله را ذکر کنید. بر اساس بازه انتخاب شده، نموداری در زیر این برگه دریافت خواهید کرد که تاریخ های انجام این کار را نشان می دهد.
از برگه اطلاعات اضافی می توان برای ذکر وظایف والد، شرکت، دنباله ، cc ایمیل و تصویر جلد استفاده کرد. تاریخ تخصیص و بهروزرسانی آخرین مرحله در فیلدهای مربوطه در دسترس خواهد بود. به این ترتیب وظایفی را به یک پروژه جدید اضافه می کنیم.
هنگامی که پیکربندی کار را کامل کردید، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، می توانید چند دکمه هوشمند را روی پنجره دریافت کنید.
این دکمه های هوشمند، وظایف فرعی و اسناد مربوط به کار فعلی را نشان می دهند. در اینجا، دکمه Start را دریافت خواهید کرد که می تواند برای ثبت زمان صرف شده برای این کار خاص استفاده شود. به محض کلیک بر روی این دکمه، رایینش شروع به ضبط زمان می کند.
دکمه های Pause و Stop را برای انجام اقدامات مربوطه دریافت خواهید کرد. پس از اتمام کار، می توانید بر روی دکمه Stop کلیک کنید. با این کار یک پنجره پاپ آپ برای تایید زمان ضبط شده باز می شود.
Hours Spent در پنجره پاپ آپ در دسترس خواهد بود و می توانید شرحی از فعالیت خود را در فضای داده شده اضافه کنید. سپس بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید
اکنون زمان ثبت شده را می توان در تب برگه ساعت کارکرد نمای فرم مشاهده کرد
شما می توانید پیشرفت و ساعات باقیمانده کار را در این برگه مشاهده کند
منوی My Tasks موجود در ماژول پروژه، تمام وظایف محول شده به شما را ضبط و پیگیری می کند. میتوانید این وظایف را در نمایهای Kanban، List، Gantt، Calendar، Activity، Map، Pivot، Graph و Activity مدیریت کنید.
موارد کاربردی این ماژول¶
در اینجا یک سناریوی واقعی از کاربرد ماژول پروژه در رایینش و نحوه حل آن توسط این ماژول آورده شده است
سناریو:¶
یک شرکت آیتی به نام "مهرپارس" پروژهای برای توسعه یک نرمافزار مدیریت منابع انسانی برای یکی از مشتریان خود دریافت کرده است. این پروژه شامل فازهای مختلفی مانند تحلیل نیازمندیها، طراحی سیستم، توسعه، تست و استقرار نرمافزار است. هر فاز شامل مجموعهای از وظایف تخصصی است که باید توسط تیمهای مختلف مانند تحلیلگران، طراحان، توسعهدهندگان و تسترها انجام شود. هدف این است که پروژه در زمان مقرر و با کیفیت مطلوب تحویل داده شود.
راهحل با استفاده از ماژول پروژه رایینش¶
مرحله ی اول ( ایجاد پروژه و تعیین وظایف )¶
مدیر پروژه یک پروژه جدید در ماژول پروژه رایینش با نام "توسعه نرمافزار مدیریت منابع انسانی" ایجاد میکند. سپس وظایف مختلف پروژه مانند "تحلیل نیازمندیها"، "طراحی سیستم"، "توسعه"، "تست" و "استقرار" را به پروژه اضافه میکند.
مرحله ی دوم ( ایجاد وظایف و تخصیص آنها )¶
برای هر فاز، وظایف مشخصی تعریف میشود. به عنوان مثال، در فاز تحلیل نیازمندیها، وظایفی مانند "برگزاری جلسات با مشتری"، "مستندسازی نیازمندیها" و "تایید نیازمندیها" تعریف میشود. این وظایف به تحلیلگران اختصاص داده میشود. وظایف فاز توسعه مانند "کدنویسی ماژولها"، "پیادهسازی APIها" و "یکپارچهسازی سیستم" به توسعهدهندگان تخصیص داده میشود.
مرحله ی سوم ( ردیابی زمان و هزینه )¶
اعضای تیم میتوانند زمان صرف شده برای هر وظیفه را از طریق ماژول تایمشیت ثبت کنند. این اطلاعات به صورت خودکار به حسابهای تحلیلی پروژه متصل میشود و هزینهها بر اساس زمان صرف شده برای هر وظیفه محاسبه میشود.
مرحله ی چهارم ( استفاده از ماژولهای مرتبط )¶
برای پیگیری دقیق تر، از ماژولهای دیگر مانند ماژولهای تست و اشکالزدایی (Bug Tracking) استفاده میشود. این ماژولها به تیم کمک میکند تا مشکلات را ثبت، پیگیری و حل کند و از کیفیت نرمافزار مطمئن شود.
مرحله ی پنجم ( گزارشگیری و بررسی پیشرفت )¶
مدیر پروژه به طور مداوم از گزارشهای پروژه استفاده میکند تا پیشرفت پروژه را بررسی کند. گزارشهای مربوط به زمانبندی، بودجه و وظایف باقیمانده به او کمک میکند تا در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهد.
مرحله ی ششم ( ارتباط با مشتری )¶
از طریق ماژول پروژه، مدیر پروژه میتواند به طور منظم گزارشهای پیشرفت را به مشتری ارسال کند و بازخورد آنها را دریافت کند. همچنین میتوان از مشتریان درخواست کرد که وظایف یا فازهای تکمیل شده را ارزیابی کنند.
مرحله ی هفتم ( نهاییسازی و تحویل پروژه )¶
پس از اتمام تمام فازها، تست نهایی انجام شده و نرمافزار در محیط مشتری مستقر میشود. گزارش نهایی شامل تمام هزینهها، زمانهای صرف شده و نتایج تست به مشتری ارائه میشود.
نتیجه گیری¶
اگر به دنبال یک سامانه برای مدیریت و تکمیل وظایف مربوط به یک پروژه، به صورت سیستماتیک هستید میتوانید از رایینش استفاده کنید تا تمامی کارهایتان به صورت سیستماتیک انجام شود و نظارت کامل بر تمامی تسک های خود داشته باشید و آن را مدیریت کنید تا در زمان های تعیین شده پروژه ی خود را به اتمام برسانید و عملکرد شرکت خود را بهبود ببخشید .