ماژول مرخصی¶
درباره ی ماژول مرخصی¶
بسیاری از شرکتها با چالشهایی مانند مدیریت درخواستهای مرخصی، پیگیری دقیق روزهای مرخصی باقیمانده، و تضمین عدم تداخل برنامههای کارکنان مواجه هستند. این مسائل اغلب به دلیل استفاده از سیستمهای سنتی و دستی برای ثبت و پیگیری مرخصیها به وجود میآیند و میتوانند منجر به سردرگمی و اختلافات بین کارکنان و مدیریت شوند. ماژول مرخصی رایینش با ارائه یک سیستم یکپارچه و کاربرپسند به شرکتها کمک میکند تا فرآیند مدیریت مرخصیها را بهصورت خودکار و سازماندهی شده انجام دهند. این ماژول امکان ثبت آنلاین درخواستهای مرخصی، تأیید یا رد سریع آنها توسط مدیران، و ارائه گزارشهای دقیق از مرخصیهای گرفته شده و باقیمانده برای هر کارمند را فراهم میکند. با این سیستم، شفافیت در مدیریت مرخصیها افزایش مییابد، خطاهای انسانی کاهش مییابد و هماهنگی بهتری بین اعضای تیم ایجاد میشود، که به بهبود رضایت کارکنان و بهرهوری سازمان منجر میشود.
بررسی ماژول مرخصی¶
ماژول مرخصی رایینش یکی از ابزارهای حیاتی در سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) است که به سازمانها کمک میکند تا مدیریت مرخصی و تعطیلات کارکنان خود را بهبود بخشند. این ماژول امکاناتی چون ثبت و پیگیری مرخصیها، تعیین سطوح اعتبارسنجی، ایجاد گزارشات تحلیلی و امکانات دیگر را فراهم میکند.
با توجه به اهمیت مدیریت بهینه مرخصی در هر سازمان، استفاده از این ماژول از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مقدمه، قصد داریم با استعراض اجمالی از قابلیتها و مزایای ماژول مرخصی رایینش، شما را با این ابزار موثر و کارآمد آشنا کنیم.
مقدمه¶
ماژول مرخصی یک مکان متمرکز است که تمام اطلاعات مربوط به مرخصی در آن نگهداری می شود. ماژول مرخصی همه چیز مربوط به درخواست ها، موجودی ها، تخصیص ها، تاییدیه ها و گزارش ها را مدیریت می کند.
کاربران میتوانند درخواست مرخصی بدهند، مدیران میتوانند درخواستهای مرخصی را تأیید کنند، زمان مرخصی را به افراد، تیمها یا کل شرکت اختصاص دهند، گزارشها را میتوان اجرا کرد تا ببیند چه مدت مرخصی (و چه نوع مرخصی) استفاده میشود، برنامههای تعهدی می توان ایجاد کرد و تعطیلات عمومی را می توان تنظیم کرد.
نکته : توجه داشته باشید که فقط کاربرانی که دارای حقوق دسترسی خاص هستند می توانند تمام جنبه های ماژول مرخصی را ببینند .
همه کاربران می توانند به بخش مرخصی من و نمای کلی برنامه ماژول مرخصی دسترسی داشته باشند. همه بخش های دیگر به حقوق دسترسی خاصی نیاز دارند.
پیکربندی¶
برای تخصیص زمان مرخصی به کارکنان، و برای درخواست و استفاده از مرخصی کارکنان، ابتدا باید انواع مرخصی را پیکربندی کرد، سپس به کارمندان اختصاص داد (در صورت نیاز به تخصیص).
نوع مرخصی¶
برای مشاهده ی انواع مرخصی های پیکربندی شده به قسمت " ماژول مرخصی ← پیکربندی ← انواع مرخصی " بروید . در ابتدا لیستی از از انواع مرخصی های ارائه شده را مشاهده می کنید . ماژول مرخصی با چهار نوع مرخصی از قبل پیکربندی شده ، ارائه می شود :
مرخصی با پرداخت
مرخصی بیمار
مرخصی بدون پرداخت
روزهای جبرانی
نکته : هر کدام از این ها میتواند با توجه به کسب کار شما اصلاح یا ویرایش شود .
تصویب¶
بدون معتبرسازی : هنگام درخواست این نوع مرخصی، هیچ تاییدیه ای لازم نیست. درخواست مرخصی به طور خودکار در صورت درخواست کارمند تأیید می شود و تنها باید با آن موافقت یا رد شود .
براساس مسئول مرخصی : اگر روی گزینه ی بر اساس مسئول مرخصی باشه باید یه نفر رو به عنوان مسئول مرخصی انتخاب کنیم .
تایید توسط کارمند : در صورت انتخاب این گزینه نیازی نیست مسئول مرخصی انتخاب کنیم زیرا در صورت درخواست مرخصی کارمند می تواند آن را تایید کند .
اگر روی گزینه ی هم کاربر میتونه تایید کنه و هم مسئول داره و میتونه تایید کنه که در این حالت هم یه مسئول انتخاب میشه .
در تمامی قسمت ها باید مرحله ی موافقت وجود دارد و باید توسط مدیر یا ارشد انتخاب شده موافقت یا رد شود .
ایجاد نوع مرخصی¶
برای ایجاد یک نوع مرخصی "ماژول مرخصی ← پیکربندی ← انواع مرخصی " بروید و در آنجا گزینه ی ایجاد را بزنید تا یک فرم نوع مرخصی خالی نمایش داده شود .
نام نوع خاصی از مرخصی را در قسمت اول فرم وارد کنید، مانند زمان بیماری یا تعطیلات. سپس اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
بخش تصویب مرخصی¶
بدون تأیید: هنگام درخواست این نوع مرخصی، هیچ تاییدیه ای لازم نیست. درخواست مرخصی به طور خودکار در صورت درخواست کاربر تأیید می شود .
اگر روی گزینه ی بر اساس مسئول مرخصی باشه باید یه نفر رو به عنوان مسئول مرخصی انتخاب کنیم .
اگر روی گزینه ی By Employee's Approver ( یعنی تایید توسط خود کاربر ) بزنی نیازی به انتخاب شخص نیست و خوده شخص درخواستش ثبت میشه .
اگر روی گزینه ی By Employee's Approver and Time Off Officer ( یعنی هم کاربر میتونه تایید کنه و هم مسئول داره و میتونه تایید کنه) که در این حالت هم یه مسئول انتخاب میشه .
در قسمت بعد Responsible Time Off Officer : اون مسئول مرخصی رو انتخاب میکنیم که تایید کنه مرخصی های این نوعی که ساختیم رو .
Take Time Offin: نوع زمان درخواستی را از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه ها عبارتند از
روز : اگر روی گزینه ی روز قرار دهید می توان با افزایش روز (مثلا به طور میانگین 7 ساعت در طول روز است) درخواست مرخصی بدهید .
نیم روز : اگر روی گزینه ی نیم روز قرار دهید فقط می توان با افزایش نیم روز (3:30 ساعت) درخواست مرخصی بدهید .
ساعت : اگر روی گزینه ی ساعت قرار دهید فقط می توان با افزایش ساعت (1 ساعت) درخواست مرخصی بدهید
ساعت کاری¶
قسمت بعد Deduct Extra Hours ( ساعات اضافی را کسر کنید ) : یعنی میاد میگه اگه شما از این نوع مرخصی استفاده کنید میره از ماژول حضور و غیاب اون اضافه کاری های ثبت شده رو از اونها کم میکنه .
مثال :
به عنوان مثال، اگر یک کارمند دو (2) ساعت اضافی در هفته کار کرده باشد و پنج (5) ساعت مرخصی درخواست کند، این درخواست برای سه (3) ساعت خواهد بود، زیرا از دو (2) ساعت کار اضافی استفاده می شود.
به کاربر اجازه میده تا یک سند یا فایل ارسال کنه تا دلیل مرخصی اون شخص مستند باشه .
نوع مرخصی: از منوی کشویی نوع مرخصی این نوع مرخصی را انتخاب کنید، یا مرخصی یا عنوان دیگری .
شرکت: اگر چندین شرکت در پایگاه داده ایجاد شده اند و این نوع خاموشی فقط برای یک شرکت اعمال می شود، شرکت را از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر این قسمت خالی بماند، نوع مرخصی برای همه شرکتهای ایجاد شده اعمال میشود.
بخش درخواست های تخصیص¶
نیاز به تخصیص: اگر زمان مرخصی باید به کارمندان اختصاص داده شود، بله را انتخاب کنید. اگر می توان مرخصی را بدون اینکه قبلاً اختصاص داده باشد درخواست کرد، بدون محدودیت را انتخاب کنید. اگر بدون محدودیت انتخاب شده باشد، گزینه های زیر در فرم ظاهر نمی شوند.
درخواستهای کارمند: اگر کارمند بتواند بیشتر از زمان تعیین شده درخواست مرخصی بدهد، درخواستهای روزهای اضافی مجاز است.
به عنوان مثال :
به عنوان مثال، اگر ده (10) روز برای این نوع مرخصی خاص به کارمند اختصاص داده شود و این گزینه فعال باشد، کارمند می تواند درخواستی برای بیش از ده (10) روز ارائه دهد.
اگر کارمندان نتوانند درخواستی برای مرخصی بیشتر از زمان اختصاص داده شده داشته باشند، گزینه دسترسی ندادن را انتخاب کنید.
تصویب : نوع تأیید(های) مورد نیاز برای تخصیص این نوع مرخصی خاص را انتخاب کنید.
عدم نیاز به اعتبار سنجی نشان می دهد که نیازی به تایید نیست.
تایید شده توسط مسئول مرخصی نشان می دهد که افسر زمان تعطیلی که در این فرم تنظیم شده است باید تخصیص را تایید کند.
بخش حقوق و دستمزد¶
اگر نوع زمان مرخصی باید ورودی های کار را در برنامه حقوق و دستمزد ایجاد کند، نوع ورود کار را از لیست کشویی انتخاب کنید.
بخش گزینه نمایش¶
رنگ: رنگی را برای استفاده در داشبورد ماژول مرخصی خود انتخاب کنید.
تصویر جلد: نمادی را برای استفاده در داشبورد ماژول مرخصی خود انتخاب کنید.
تنها فیلدهای مورد نیاز در فرم نوع مرخصی عبارتند از نام نوع مرخصی، تاییدیه، مسئول مرخصی ، مرخصی گرفتن در زمان ، نوع مرخصی و بخش درخواست های تخصیص .
بخش دیگری که در این ماژول وجود دارد تعطیلات عمومی است …
تعطیلات عمومی¶
اکثر کشورها تعطیلات عمومی یا ملی دارند و برخی از شرکت ها ممکن است روزهای خاصی را برای شرکت خود تعطیل کنند و یا روزهای اضافی را به عنوان تعطیلات در نظر بگیرند .
تنظیمات این قسمت در رایینش بسیار مهم هستند ، بنابراین کارمندان از روزهایی که مرخصی دارند اطلاع دارند و در روزهایی که قبلاً به عنوان تعطیلات عمومی تعیین شده است (روزهای غیر کاری) درخواست مرخصی نمی کنند .
مراحل ایجاد تعطیلات عمومی¶
برای ایجاد تعطیلات عمومی، به ماژول " ماژول مرخصی← پیکربندی ← تعطیلات عمومی " بروید.
از قسمت پیکربندی گزینه ی تعطیلات عمومی را انتخاب کنید تا به صفحه ی زیر بروید .
در این قسمت لیستی از تمامی تعطیلاتی که شرکت شما ثبت کرده است را نمایش میدهد .
نکته : اگر صفحه ی شما خالی بود به منظور این است که روز تعطیلی برای شرکت شما ثبت نشده است .
برای ثبت روز تعطیل برای شرکت روی گزینه ی جدید کلیک می کنید تا یک سطر جدید برای شما ایجاد شود .
حالا موارد ثبت روز تعطیل را وارد می کنیم :
نام: نام تعطیلات را وارد کنید.
تاریخ شروع: با استفاده از انتخابگر تاریخ و زمان، تاریخ و ساعت شروع تعطیلات را انتخاب کنید. به طور پیش فرض، این فیلد برای تاریخ فعلی همان روز تنظیم شده است. زمان شروع با توجه به زمان شروع برای شرکت (با توجه به زمان های کاری) تعیین می شود. اگر رایانه کاربر روی منطقه زمانی متفاوتی تنظیم شده باشد، زمان شروع با توجه به تفاوت منطقه زمانی نسبت به منطقه زمانی شرکت تنظیم میشود.
تاریخ پایان: با استفاده از انتخابگر تاریخ و زمان، تاریخ و ساعت پایان تعطیلات را انتخاب کنید. به طور پیش فرض، این فیلد برای تاریخ جاری تنظیم شده است و زمان بر روی زمان پایان شرکت (با توجه به زمان های کاری) تنظیم می شود. اگر رایانه کاربر روی منطقه زمانی متفاوتی تنظیم شده باشد، زمان شروع با توجه به تفاوت منطقه زمانی نسبت به منطقه زمانی شرکت تنظیم میشود.
ساعات کاری: اگر تعطیلات فقط برای کارمندانی اعمال می شود که ساعت کاری مشخصی دارند، ساعات کاری را از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر خالی بماند، تعطیلات برای همه کارمندان اعمال می شود.
پس از کامل کردن موارد برای مشاهده ی روز تعطیلی که ایجاد کردید در تقویم میتوانید به صفحه ی اصلی ماژول مرخصی بروید و در آنجا آن روزی که به عنوان تعطیل برای شرکت خود انتخاب کردید به رنگ بنفش کمرنگ در می آید و در کادر سمت چپ هم عنوان و تاریخ آن را می نویسد .
بررسی اجمالی¶
برای مشاهده یک برنامه زمانبندی رنگی از مرخصی کاربر و یا تیم مدیریت شده توسط او، به ماژول " ماژول مرخصی← بررسی اجمالی " بروید. این یک تقویم با فیلتر پیشفرض تیم من در نمای یک ماهه ارائه میکند.
حالا تفاوت آن با تقویم صفحه ی اصلی ماژول مرخصی چیست ؟
در قسمت بررسی اجمالی شما می توانید کارمندان و تیم خود را که درخواست مرخصی دادند را روی تقویم مشاهده کنید در حالی که در قسمت تقویم صفحه ی اصلی ماژول مرخصی تنها مرخصی ها و تخصیص های شما نمایش داده میشود .
برای تغییر دوره زمانی نمایش داده شده، روی دکمه های روز، هفته، ماه یا سال کلیک کنید تا تقویم در آن نمای مربوطه نمایش داده شود.
هر یک از اعضای تیم در یک خط نمایش داده میشوند و هر زمان تعطیلی که درخواست کنند، بدون توجه به وضعیت (تأیید شده یا برای تأیید)، در تقویم ظاهر میشود.
هر کارمند دارای کد رنگی است. رنگ کارمند به صورت تصادفی انتخاب می شود و با نوع مرخصی درخواستی آنها مطابقت ندارد.
درخواست های مرخصی این دو شخص هنوز تایید نشده است .
در صورت تایید شدن درخواست مرخصی شخص زنگ درخواست مرخصی شخص بدون هاشور میشود و تنها به یک زنگ یکنواخت در می آید ( مانند درخواست مرخصی نیما که تایید شده است ) . ولی برای جواد هنوز تایید نشده است برای همین هاشور دارد .
با کلیک روی بازه ی مرخصی کارمند که رنگی شده است میتوانید جزئیات مرخصی را مشاهده کنید .
روزهای استرس زا¶
این قسمت برای ثبت روزهای مهم شرکت هست که شخصی نتواند در آن روزهای مهم شرکت مرخصی بگیرد و در جریان روز های مهم شرکت باشد .
ایجاد روز استرس زا¶
ابتدا از قسمت پیکربندی ← روزهای استرس زا را انتخاب می کنیم .
سپس با صفحه ای مانند صفحه ی زیر مواجه می شوید .
در صورتی که روز استرس زایی نداشته باشید چیزی به شما نمایش نمی دهد و لیست شما خالی است برای افزودن روز استرس زا روی گزینه ی جدید کلیک می کنیم تا یک سطر جدید برای ما ایجاد شود .
در اینجا یک نام برای آن روز استرس زا می نویسیم و یک تاریخ برای آغاز و پایان آن انتخاب میکنیم .
سپس یک رنگ برای آن انتخاب میکنیم تا عدد تاریخ روز استرس زا با آن رنگ برای کارمندان نمایش داده بشه .
به عنوان مثال در تصویر بالا هم یک روز استرس زا ساختیم هم چند روز استرس زا به رنگ های سبز و نارنجی .
حالا برای مشاهده به صفحه ی اصلی ماژول میرویم .
همانطور که مشاهده می کنید هم به صورت بازه ای و هم به صورت تک روز ثبت شده است .
تخصیص مرخصی¶
زمانی که تمام تنظیمات و کار های پیکربندی سازمان خود را انجام دادید
زمانی که همه ی کار های این ماژول انجام شد و کار پیکربندی سازمان خود را انجام دادید میتوانید به کارمندان خود مرخصی تخصیص بدهید .
نکته : این قسمت تنها برای مسئول مرخصی و ادمین قابل مشاهده است .
ایجاد تخصیص¶
برای ایجاد یک تخصیص جدید، به "ماژول مرخصی ← تاییدها ← تخصیص ها " بروید.
این فهرستی از تمام تخصیص های فعلی کارمندان است که وضعیت آنها را نیز نمایش میدهد .
برای تخصیص مرخصی ، روی جدید کلیک کنید تا یک فرم تخصیص خالی ظاهر شود .
پس از وارد کردن نام برای تخصیص در اولین فیلد خالی فرم، اطلاعات زیر را وارد کنید:
نوع مرخصی : با استفاده از منوی کشویی، نوع مرخصی که به کارمندان اختصاص داده می شود را انتخاب کنید.
نوع تخصیص : تخصیص عادی یا تخصیص تعهدی را انتخاب کنید.
تخصیص عادی : برای اینه که یه تعداد روز در نظر بگیریم جدا از تاریخ اون روز ها .
تخصیص تعهدی : میایم بهش تاریخ میدیم و یه بازه براش تعیین میکنیم .
دوره اعتبار/تاریخ شروع: اگر تخصیص عادی برای نوع تخصیص انتخاب شده باشد، این فیلد دارای برچسب دوره اعتبار است.
با استفاده از تقویم، تاریخ شروع تخصیص را انتخاب کنید. اگر تخصیص منقضی شود، تاریخ انقضا را در قسمت تاریخ بعدی انتخاب کنید. اگر مرخصی تمام نشد، قسمت تاریخ دوم را خالی بگذارید.
اگر تخصیص تعهدی برای نوع تخصیص انتخاب شده باشد، این فیلد دارای برچسب تاریخ شروع است.
با استفاده از انتخابگر تقویم، تاریخ شروع تخصیص را انتخاب کنید. اگر تخصیص منقضی شود، تاریخ انقضا را در قسمت درحال اجرا انتخاب کنید. اگر زمان مرخصی به پایان نرسید، اجرا را تا خالی بودن فیلد رها کنید.
نکته : همچنین شما میتوانید به جای اینکه تنها به یک کارمند مرخصی تخصیص بدهید میتوانید به شرکت خود یا دپارتمان خود نیز مرخصی تخصیص دهید .
بعد از اینکه شما این تخصیص را برای دپارتمان خود ثبت کنید برای هر فرد که درون اون دپارتمان حضور دارد 6 روز مرخصی به صورت عادی تخصیص داده شده است که می توانید با مراجعه به قسمت تایید ها ← تخصیص ها لیست کارمندانی که به آنها مرخصی اختصاص داده شده است را مشاهده کنید .
درخواست مرخصی¶
هنگامی که به یک کارمند مرخصی اختصاص داده شد، می توان درخواست استفاده از مرخصی را ارسال کرد.مرخصی را می توان به یکی از دو روش درخواست کرد، یا از داشبورد یا از نمای مرخصی های من .
برای دسترسی به داشبورد، به برنامه " ماژول مرخصی ← مرخصی من ← داشبورد " بروید. همچنین این نمای پیش فرض برای ماژول مرخصی است.
ایجاد درخواست مرخصی¶
برای ایجاد یک درخواست جدید برای مرخصی ، روی دکمه مرخصی جدید در داشبورد اصلی یا روی گزینه ی ایجاد در نمای فهرست مرخصی من کلیک کنید. هر دو دکمه فرم درخواست مرخصی جدیدی را برای شما می کنند .
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
نوع مرخصی : نوع مرخصی درخواستی را از منوی کشویی انتخاب کنید.
تاریخ ها: تاریخ هایی را وارد کنید که تعطیلات تحت آن قرار می گیرد. دو فیلد برای پر کردن وجود دارد، فیلدهای " از " و" تا ". روی فیلد " از " یا " تا " کلیک کنید و بخش جدید به صورت تقویم ظاهر می شود.
روی تاریخ شروع کلیک کنید، سپس روی تاریخ پایان کلیک کنید. تاریخ های شروع و پایان انتخاب شده به رنگ بنفش تیره و تاریخ های بین آنها به رنگ بنفش کم رنگ (در صورت وجود) ظاهر می شوند.
نکته : اگر زمان درخواست شده برای یک روز است، روی تاریخ شروع کلیک کنید، سپس دوباره همان تاریخ را برای تاریخ پایان کلیک کنید.
هنگامی که تاریخ های صحیح انتخاب شدند (هایلایت شدند) روی دکمه اعمال کلیک کنید.
تاریخ ها اکنون فیلدهای ' از زمان … ' و ' تا زمان …' را پر می کنند.
مدت زمان: این فیلد پس از تکمیل بخش تاریخ به طور خودکار به روز می شود. اگر بخش تاریخ اصلاح شود، این بخش به طور خودکار به روز می شود تا کل زمان مرخصی درخواستی را منعکس کند. این فیلد بسته به انتخاب تاریخ در ساعت یا روز است.
توضیحات: توضیحاتی را برای درخواست مرخصی وارد کنید. این باید شامل جزئیاتی باشد که مدیران و تایید کنندگان ممکن است برای تأیید درخواست نیاز داشته باشند.
درخواست تخصیص¶
اگر کارمندی از تمام اوقات مرخصی خود استفاده کرده باشد، یا قرار است تعطیلاتش تمام شود، می تواند برای زمان اضافی درخواست تخصیص دهد. تخصیص ها را می توان با یکی از دو روش ، درخواست کرد . یا از داشبورد یا نمای تخصیص های من.
" ماژول مرخصی ← مرخصی من ← داشبورد "
برای دسترسی به داشبورد، به برنامه " ماژول مرخصی ← مرخصی من ← داشبورد " بروید. همچنین این نمای پیش فرض برای ماژول مرخصی است.
برای دسترسی به تخصیص های من ، به برنامه " ماژول مرخصی ← مرخصی من ← تخصیص های من" بروید. این یک نمای فهرستی از تمام تخصیصات برای کارمند را نشان می دهد.
ایجاد درخواست تخصیص¶
برای ایجاد یک درخواست تخصیص جدید، روی دکمه درخواست تخصیص در داشبورد اصلی زمان خاموش یا روی دکمه ایجاد در نمای فهرست تخصیصهای من کلیک کنید. هر دو دکمه یک فرم درخواست تخصیص جدید را باز می کنند.
نوع مرخصی : نوع مرخصی درخواستی برای تخصیص را از منوی کشویی انتخاب کنید.
دوره اعتبار: تاریخ فعلی به طور پیش فرض تاریخ شروع را پر می کند. اگر در نوع مرخصی منقضی نشده باشد، هیچ تاریخی به عنوان تاریخ پایان پر نشده است. اگر نوع مرخصی دارای تاریخ انقضا باشد، پس از ذخیره فرم، تاریخ به طور خودکار فیلد تاریخ پایان را پر می کند .
مدت زمان: مدت زمان درخواستی را وارد کنید. به همان صورت که در نوع مرخصی تعریف شده است هست .
افزودن دلیل…: توضیحی برای درخواست تخصیص وارد کنید. این باید شامل جزئیاتی باشد که مدیران و تایید کنندگان ممکن است برای تأیید درخواست نیاز داشته باشند.
پس از تکمیل فرم، روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا اطلاعات ذخیره شود و درخواست ارسال شود.
تاییدیه ها¶
بیشتر درخواستهای مرخصی و تخصیصها باید قبل از تخصیص زمان مرخصی، مراحل تأیید را طی کنند و سپس به یک کارمند اعطا شود. بسته به نحوه پیکربندی نوع خاصی از مرخصی ، درخواست ها به یک یا دو تأیید نیاز دارند.
فیلترهای پیشفرض که برای قرار گرفتن در فهرست تخصیصها پیکربندی شدهاند، تیم من و کارمند فعال هستند.
تایید تخصیص ها¶
برای مشاهده تخصیصهایی که نیاز به تأیید دارند، به برنامه " ماژول مرخصی ← تایید ها ← تخصیص ها "
بروید. این قسمت تنها برای کسانی که مسئول مرخصی هستن یا ادمین هستن قابل مشاهده است .
فیلتر پیش فرض این بخش هم روی تیم من و کاربران فعال میباشد .
سمت چپ صفحه دارای گزینه های گروه بندی مختلف برای محدود کردن تعداد درخواست های تخصیص ارائه شده است.
گزینه ها عبارتند از: تایید، ارسال، رد و تایید شده است.
برای مشاهده تمام درخواست های تخصیص، روی همه کلیک کنید.
همچنین امکان نمایش درخواست های تخصیص بر اساس سازمان نیز وجود دارد. روی سازمان کلیک کنید تا فقط تخصیصات مربوط به آن بخش خاص برای شما نمایش داده شود .
ستون وضعیت وضعیت هر درخواست را به همراه وضعیت با رنگ خاصی مشخص می کند.
درخواستهای تایید با رنگ زرد، درخواستهای تایید شده با سبز، درخواستهای ارسال (پیشنویس) با رنگ آبی و درخواستهای رد شده با رنگ خاکستری مشخص میشوند.
برای تایید درخواست تخصیص روی ✔ اعتبارسنجی در انتهای خط کلیک میکنیم و برای رد درخواست روی علامت ✖️ رد کلیک کنید.
در صورت نیاز به جزئیات بیشتر، روی هر علامت مد نظر درخواست تخصیص (به جز ✔ اعتبار سنجی و ✖️ رد) کلیک کنید تا درخواست را با جزئیات مشاهده کنید.
همچنین امکان تایید یا رد درخواست از این فرم وجود دارد. برای تایید روی دکمه اعتبارسنجی یا برای رد درخواست روی دکمه رد کلیک کنید.
تایید مرخصی¶
برای مشاهده درخواستهای مرخصی که نیاز به تأیید دارند، به برنامه " ماژول مرخصی ← تایید ها ← مرخصی ها "
بروید. تنها درخواستهای مرخصی قابل مشاهده در این لیست مربوط به کارمندانی است که کاربر دارای حقوق دسترسی به مسئول مرخصی یا ادمین برای ماژول مرخصی هستند.
در سمت چپ صفحه، گزینههای گروهبندی مختلف برای محدود کردن درخواستهای ارائهشده برای مرخصی وجود دارد. از آنجایی که درخواست ها یا تایید می شوند یا رد بخش وضعیت کلا دو نوع دارد .
برای تغییر درخواست، روی دکمه ویرایش کلیک کنید، تغییرات دلخواه را اعمال کنید، سپس روی ذخیره کلیک کنید.
این قسمت هم مانند همان قسمت تخصیص است .
مرخصی من¶
بخش مرخصی من در ماژول مرخصی شامل داشبورد مرخصی و همچنین درخواست ها و تخصیص مرخصی کاربر است.
داشبورد¶
همه کاربران به داشبورد مرخصی دسترسی دارند که نمای پیشفرض ماژول مرخصی است. همچنین با رفتن به برنامه
" ماژول مرخصی ← مرخصی من ← داشبورد " می توان به داشبورد در هر نقطه از برنامه دسترسی داشت .
در قسمت بالا سمت راست به صورت پیش فرض روی همون روز سیستم قرار داده شده که با انتخاب گزینه های کناری آن میتوانید سال یا ماه یا روز را تغییر دهید و صفحه با تاریخ مد نظر خود را پیدا کنید .
در بالای نمای تقویم خلاصه ای از موجودی مرخصی کاربران وجود دارد. هر نوع مرخصی که اختصاص داده شده است در کادر خلاصه خود ظاهر می شود. هر خلاصه، نوع مرخصی ، نماد مربوطه، موجودی موجود فعلی (به ساعت یا روز)، و تاریخ انقضا (در صورت وجود) را در همان کادر نمایش میدهد .
گزارش (برای مدیران)¶
در این قسمت گزارش کلی داده میشود و نموداری از تاریخ مرخصی ها یا مجموع ساعات مرخصی یا هر اطلاعاتی در رابطه با مرخصی و ترخیص داده میشود .
اگر روی گزینه ی درج کنید کلیک کنید همون فضای دانلود فایل و… برای شما نمایش داده میشه و به همون صورت می توانید استفاده کنید . فقط توجه داشته باشید که در اینجا بارگذاری تغییرات فایل اکسل را نداریم (نیاری هم نیست وقتی همه چی از سیستم لود میشه ) .
کسر کردن ساعت های اضافه¶
با فعال کردن گزینه ی deduct extra hours از قسمت انواع مرخصی
اگر کاربر روزی را مرخصی بگیرد و برای او کاری پیش آید و برای شرکت کار کند تایم بزند اون زمانی که ثبت کرده است به عنوان ساعت اضافه ثبت میشود .
بعد اگر روزی کمتر کار کنید از اضافه کار شما کسر خواهد کرد و در صورت اضافه کار هم به مجموع زمان شما تا آن روز اضافه خواهد کرد .
نکته : بازه ی زمانی ماندن این اضافه کاری ها و کسر کارها تا زمانی است که در یک جا استفاده شود .
شما همچنین می توانید ساعات اضافه کاری خود را به مرخصی های درگیر تخصیص بدید به این صورت که ابتدا وارد قسمت کارکنان میشوید و از آنجا گزینه ی deduct extra hours را انتخاب می کند .
نکته : برای این که کاربر بتواند یک مرخصی از این نوع دریافت کند باید اضافه کار داشته باشد و بر اساس اضافه کاری های خود می تواند مرخصی دریافت یا به خود تخصیص دهد .
سپس مقادیر را پر می کنیم که چه مقدار می خواهیم به این مرخصی اختصاص دهیم
پس از ثبت به مجموع ساعات مرخصی استحقاقی که داریم اضافه میشود
همچنین شما میتوانید از همان ساعات اضافه ای که دارید برای مرخصی گرفتن استفاده کنید .
فقط توجه داشته باشید که به اندازه ی ساعات اضافه به صورت ساعتی می توانید مرخصی بگیرید و مابقی ساعات کاری در صورت کار نکردن کسری کار میخورید .
مثال ) 4:30 مرخصی گرفتم و ساعت کاری شرکت هم 8 ساعت است و 0:55 دقیقه کار میکنم و 2:35 - کسر کار میخورم که حالا یا از اضافه کار هام کسر میکند یا در صورت نبود هم کسر کار ثبت میشود به صورت منفی ثبت میشود .
در صورت فعال کردن گزینه ی شمارش ساعت های اضافه از قسمت تنظیمات ماژول حضور و غیاب
زمان ها به صورتی که در قسمت به نفع شرکت و به نفع کارمند توضیح داده شده است محاسبه میشود و در به نفع شرکت یا به نفع کارمند اضافه کاری کارمندان ثبت می شود تا بتوانند از اضافه کاری های خود استفاده کنند .
موارد کاربردی این ماژول¶
در اینجا یک سناریوی واقعی از کاربرد ماژول مرخصی در رایینش و نحوه ی حل آن توسط این ماژول آورده شده است .
سناریوی چالش اول¶
شرکت "آرمانگستر" یک شرکت خدماتی با 150 کارمند در بخشهای مختلف از جمله پشتیبانی، فروش، و امور اداری است. این شرکت با مشکلات زیادی در مدیریت مرخصیهای کارکنان روبروست. به عنوان مثال، درخواستهای مرخصی بهصورت دستی و از طریق ایمیل ثبت میشوند که منجر به سردرگمی و از دست رفتن برخی درخواستها میشود. همچنین، مدیران زمان زیادی را صرف بررسی و پیگیری درخواستها میکنند و از سویی دیگر، کارکنان نمیتوانند بهطور دقیق از میزان مرخصیهای باقیمانده خود مطلع شوند. این مسئله باعث شده تا در برخی مواقع، به دلیل همزمانی مرخصیها، بخشهایی از شرکت با کمبود نیروی انسانی مواجه شوند.
راه حل¶
ماژول مرخصی اودو 16 میتواند به شرکت "آرمانگستر" کمک کند تا این چالشها را بهصورت کارآمد مدیریت کند. این ماژول به کارکنان اجازه میدهد تا درخواستهای مرخصی خود را بهصورت آنلاین و از طریق سیستم اودو ثبت کنند. درخواستهای مرخصی بهصورت خودکار به مدیر مربوطه ارسال میشود تا تأیید یا رد شود. مدیران میتوانند با یک نگاه به تقویم مرخصیها، از تداخل یا همپوشانی درخواستها جلوگیری کنند.
برای مثال، اگر یکی از کارکنان قصد دارد در ماه آینده برای 5 روز مرخصی بگیرد، او میتواند از طریق سیستم اودو درخواست خود را ثبت کند. مدیر او بهصورت خودکار اطلاعیهای دریافت میکند و میتواند با بررسی برنامههای تیم، تصمیم بگیرد که آیا با این مرخصی موافقت کند یا خیر.
این سیستم همچنین امکان دسترسی کارکنان به اطلاعات دقیق درباره مرخصیهای استفادهشده و باقیمانده را فراهم میکند، که به کاهش سردرگمی و اطمینان از اطلاعات صحیح کمک میکند.
با استفاده از ماژول مرخصی اودو، شرکت "آرمانگستر" میتواند بهرهوری را افزایش دهد، فرآیندهای خود را بهینه کند، و بهطور کلی رضایت کارکنان را بهبود بخشد.
سناریوی چالش دوم¶
شرکت "سبزافزار" یک شرکت فعال در حوزه فناوری اطلاعات با 200 کارمند در تیمهای مختلف توسعه، طراحی و پشتیبانی است. این شرکت با مشکلاتی در پیگیری مرخصیهای سالانه و مرخصیهای بیماری کارکنان روبروست. به دلیل نبود سیستم کارآمد، کارکنان اغلب به صورت شفاهی درخواستهای مرخصی خود را اعلام میکنند و این موضوع باعث میشود که ثبت دقیق مرخصیها دشوار شود. همچنین، برخی از مدیران تیمها با مشکلاتی مانند عدم اطلاع از موجودی مرخصی کارمندان و تداخل مرخصیها مواجه هستند، که میتواند منجر به کاهش بهرهوری و نارضایتی کارکنان شود.
راه حل¶
ماژول مرخصی اودو 16 میتواند به شرکت "سبزافزار" کمک کند تا این چالشها را حل کند. با استفاده از این ماژول، کارکنان میتوانند بهسادگی درخواستهای مرخصی خود را به صورت آنلاین ثبت کنند و سیستم بهطور خودکار آنها را به مدیران مربوطه ارسال میکند. مدیران با استفاده از تقویم مرخصیها و گزارشهای موجود، میتوانند بهراحتی برنامهریزی کنند و از تداخل مرخصیها جلوگیری کنند.
برای مثال، اگر کارمندی به دلیل بیماری نیاز به دو روز مرخصی داشته باشد، او میتواند درخواست خود را در سیستم اودو وارد کند و سیستم بهطور خودکار این درخواست را برای مدیر ارسال میکند. مدیر میتواند موجودی مرخصی کارمند را ببیند و تصمیمگیری کند که آیا این درخواست تأیید شود یا نه.
این سیستم به کارکنان امکان میدهد تا بهصورت آنی از موجودی مرخصیهای باقیمانده خود مطلع شوند، که به کاهش سردرگمی و اطمینان از اطلاعات صحیح کمک میکند. با این راهکار، شرکت "سبزافزار" میتواند فرآیند مدیریت مرخصیها را بهینه کند، بهرهوری تیمها را افزایش دهد و رضایت کارکنان را بهبود بخشد.
نتیجه گیری¶
اگر به دنبال یک سامانه برای مدیریت مرخصی های کارمندان خود هستید و میخواهید گزارش کامل و جامعی از مرخصی های کارمندان خود در هر ماه داشته باشید و هزینه های کارمندان خود را براساس مرخصی ها پرداخت کنید ،به دپارتمان های مد نظر مرخصی اختصاص دهید و مرخصی های شرکت خود را شخصی سازی کنید و تمامی این کار ها رو در نمای تقویم انجام دهید و کارمندان شما نیز از دریافت و کسر مرخصی با خبر باشند و در صورت نیاز درخواست تخصیص بدهند ، ما به شما سامانه ی یکپارچه سازی رایینش را پیشنهاد می دهیم .